Groupe Rocher

Étude de cas DocuWare

Groupe Rocher choisit la GED DocuWare

En 2012, le Groupe Rocher, propriétaire de la marque Yves Rocher, a entrepris une transformation digitale majeure en adoptant la solution de Gestion Électronique de Documents (GED) DocuWare.

Cette initiative visait à dématérialiser les documents papier, optimiser les processus internes et renforcer la collaboration entre les équipes.

771

armoires traitées

825 000+

pages numérisées

14 mois

durée du projet

Un projet ambitieux de dématérialisation

Le projet, baptisé « Démat », a été lancé lors du regroupement de plusieurs sites parisiens du Groupe Rocher à Issy-les-Moulineaux. L'objectif était de trier, numériser et archiver l'ensemble des documents papier, estimés à 692 armoires, soit environ 4 152 mètres linéaires.

Cette initiative s'inscrivait dans une démarche plus large de transformation digitale visant à optimiser les processus internes et renforcer la collaboration entre les équipes tout en réduisant l'empreinte immobilière du groupe.

La solution DocuWare

Pour répondre aux défis liés à la gestion documentaire et à la transformation digitale, le Groupe Rocher a choisi la solution DocuWare qui offre :

• Une plateforme de gestion électronique de documents complète permettant de stocker, indexer et retrouver facilement les documents numérisés

• Des fonctionnalités de workflow pour automatiser certains processus documentaires

• Une interface intuitive facilitant l'adoption par les différentes équipes

• Des options de sécurité avancées avec gestion fine des droits d'accès

• Une capacité d'intégration avec les autres systèmes d'information du groupe

Gain de temps significatif dans la recherche, la consultation et le partage de documents.
Renforcement de la sécurité des données grâce à une gestion efficace des droits d'accès.
Amélioration de la traçabilité, de la qualité des processus et de la collaboration entre les équipes.

En savoir plus sur le logiciel DocuWare

DocuWare

4.4

DocuWare est une solution de gestion électronique de documents (GED) et d'automatisation des flux de travail. Ce logiciel permet de numériser, stocker, gérer et retrouver facilement les documents d'entreprise tout en automatisant les processus métier papier pour une meilleure efficacité opérationnelle.

Sponsorisé Voir le logiciel

« La solution DocuWare est à la fois transverse et collaborative, facilitant ainsi la transformation digitale du groupe. Elle nous a permis d'améliorer significativement nos processus internes tout en réduisant notre empreinte environnementale liée à l'usage du papier. »

Soizick Monfort

Responsable Documentaire

Des bénéfices concrets pour les équipes

En 14 mois, l'équivalent de 771 armoires a été traité, avec plus de 825 000 pages numérisées, permettant un gain de place significatif et une réduction des coûts immobiliers.

L'adoption de la GED DocuWare a transformé l'usage de l'information au sein du Groupe Rocher. Les équipes ont constaté un gain de temps dans la recherche, la consultation et le partage de documents.

La solution a également renforcé la sécurité des données grâce à une gestion efficace des droits d'accès.

Initialement destinée à réduire l'usage du papier, la GED DocuWare a été adoptée par divers services du Groupe Rocher :

• Service Achats : Stockage des contrats fournisseurs avec mise en place de notifications automatiques pour les renégociations avant échéance.

• Services de facturation clients : Stockage et édition des factures au format PDF.

• Service Juridique : Archivage automatique des emails classés par projets via un portail internet.

Cette adoption transversale a permis d'améliorer la traçabilité, la qualité des processus et la collaboration entre les équipes.

Pour conclure

Le Groupe Rocher illustre comment une transformation digitale bien orchestrée, via l'adoption de la GED DocuWare, peut optimiser les processus internes, réduire les coûts et améliorer la collaboration. Cette initiative s'inscrit dans une démarche globale de modernisation et d'efficacité opérationnelle, offrant un exemple inspirant pour les entreprises souhaitant entreprendre une transition numérique réussie.

La réussite de ce projet démontre l'importance d'une approche structurée de la gestion documentaire dans la stratégie digitale des grandes entreprises, permettant de concilier efficacité opérationnelle et développement durable.

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