Groupe Mutualité de La Réunion

Étude de cas DocuWare

Groupe Mutualité de La Réunion gagne en efficacité avec Talentia

Le Groupe Mutualité de La Réunion réunit une dizaine d'entités distinctes fédérées par une union de 2 mutuelles. Le Groupe exerce une activité principale d'assureur mutualiste et réalise aujourd'hui 15 activités différentes. Avec 100 000 adhérents autour d'un modèle économique unique, le Groupe Mutualité de La Réunion est un acteur majeur de l'économie sociale et solidaire sur l'île de La Réunion.

Le Groupe apporte à ses adhérents, à chaque étape de leur vie, une réponse solidaire à leurs besoins de santé et s'est donné comme valeur de mettre ses adhérents au cœur de ses préoccupations.

100 000

adhérents

activités différentes

entités distinctes

La clôture comptable, un processus complexe à optimiser

La clôture est un vecteur de complexité pour les directions comptables et financières.

Une année comptable se fait sur 12 mois. Les commissaires aux comptes interviennent quelques mois plus tard afin de certifier les comptes de l'année écoulée. Une situation pas évidente lorsque la masse de données à justifier est conséquente.

Sans solution comptable appropriée pour faire la clôture, les comptables et directions financières se voient contraints d'utiliser une multitude de tableurs Excel et des données papier. Ce processus très manuel est à la fois peu sécurisé, peu fiable et peu pérenne. Quant à la recherche d'informations, elle peut s'avérer fastidieuse.

Il y a 10 ans, le Groupe Mutualité de La Réunion clôturait ses comptes à J+100. Ces délais étaient beaucoup trop longs et engendraient des difficultés pour les dirigeants à piloter et suivre l'activité.

Une approche méthodique de la transformation

Pour répondre à ces défis, le Groupe Mutualité de La Réunion a formalisé ses processus en 4 étapes :

Transmission des données par les services supports à la comptabilité
Traitement des données et révision des comptes par le service comptable
Supervision des comptes
Validation des comptes par la Direction et la Présidence

La mise en place de la solution Talentia a permis de :

Dématérialiser les processus
Automatiser les contrôles et feuilles de travail
Accélérer les travaux
Suivre les travaux en temps réel
Vérifier les justifications à distance
Faciliter la collaboration et l'échange

L'implémentation de Talentia a également permis d'adopter une approche de clôture continue avec des clôtures mensuelles, une granularité définie des contrôles et leur fréquence, ainsi qu'une constitution du dossier de clôture annuelle tout au long de l'année.

Dématérialisation complète des dossiers de révision comptable.
Gain de temps et limitation du risque d'erreur dans les processus de clôture.
Facilitation de la collaboration et du partage d'informations entre les équipes.

En savoir plus sur le logiciel DocuWare

DocuWare

4.4

DocuWare est une solution de gestion électronique de documents (GED) et d'automatisation des flux de travail. Ce logiciel permet de numériser, stocker, gérer et retrouver facilement les documents d'entreprise tout en automatisant les processus métier papier pour une meilleure efficacité opérationnelle.

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« Pour tendre vers le zéro papier, pour améliorer la qualité des contrôles et pour augmenter la productivité d'un service comptable, la solution Talentia est la solution que je cherchais. La solution nous a permis de gagner un temps précieux, de limiter le risque d'erreur et de pouvoir nous consacrer sur des tâches à forte valeur ajoutée. Il est inenvisageable pour nous aujourd'hui de revenir à l'ancienne méthode manuelle. »

Loïc Gardel

DAF Groupe Mutualité de La Réunion

Une solution adaptée aux besoins spécifiques du Groupe

Pour tendre vers le zéro papier, pour améliorer la qualité des contrôles et pour augmenter la productivité du service comptable, la solution Talentia a permis d'améliorer la qualité des dossiers de révision qui sont désormais entièrement dématérialisés.

Au bout d'une semaine de formation et de prise en main, l'équipe a su parfaitement maîtriser la solution qui est à la fois très complète, collaborative et simple d'utilisation. La solution a permis de revoir la méthodologie de clôture des comptes qui est aujourd'hui plus rapide et de meilleure qualité.

La solution a permis de gagner un temps précieux, de limiter le risque d'erreur et de pouvoir se consacrer sur des tâches à forte valeur ajoutée. L'équipe comptable du Groupe réalise aujourd'hui la révision de 13 entités différentes sur ce logiciel. L'outil propose plusieurs référentiels (Assurance, PCG et Associations) correspondant totalement aux besoins des différentes activités du Groupe.

Une transformation réussie des processus de clôture

La Solution Talentia a permis au Groupe Mutualité de La Réunion de gagner en efficacité sur la clôture des comptes et de sécuriser et dématérialiser le processus. Cela a permis de fiabiliser les contrôles et d'obtenir une clôture de meilleure qualité. Les équipes peuvent à présent se concentrer sur les analyses à plus forte valeur ajoutée.

Après seulement 3 mois de mise en production et 4 mois de révision, l'équipe comptable qui gère 13 entités différentes est pleinement satisfaite de l'outil qui répond parfaitement aux besoins des différentes activités du Groupe grâce à ses multiples référentiels (Assurance, PCG et Associations).

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