E. Leclerc Roques-sur-Garonne

Étude de cas DocuWare

E. Leclerc choisit la solution de dématérialisation du Groupe T2i

La dématérialisation des factures fournisseurs est une étape primordiale dans la transformation digitale de l'entreprise.

E. Leclerc de Roques-sur-Garonne a choisi la solution de dématérialisation des factures du Groupe T2i pour optimiser les flux dans son service financier et gagner en productivité.

45 000

factures par an

6-7

ROI (mois)

jusqu'à 50

pages par facture

Le besoin

L'hypermarché E. Leclerc de Roques-sur-Garonne (Toulouse) était confronté à un important flux de factures fournisseurs. Edouard Guignet, Directeur administratif et financier, revient sur la solution proposée par le Groupe T2i qui a été choisie pour optimiser la gestion administrative.

« Notre entreprise traite environ 45 000 factures par année, avec des pics lors des périodes des fêtes de fin d'année, et certaines factures fournisseurs peuvent contenir près de cinquante pages. », remarque Edouard Guignet. « A ce chiffre, il faut encore ajouter les bons de commandes, les bons de livraisons, les pré-factures, etc. »

Cette masse de documents alourdissait le travail administratif de certains types de facture, les collaborateurs du service comptable y passaient jusqu'à quatre ou cinq jours. Une tâche qui les empêchait de se concentrer sur des activités à plus fortes valeur ajoutée. Le traitement et la justification des écarts entre les bons de livraisons et les pré-factures qui justifient l'arrivée en stock de la marchandise prenaient également un temps considérable.

La solution mise en oeuvre

« Nous nous sommes donc mis à la recherche d'une entreprise capable de nous accompagner dans la transformation numérique dans notre service tout en prenant en compte les problématiques d'implémentation de la solution avec nos outils d'infogérance en place. » explique Edouard Guignet.

Suite à un appel d'offre, la solution proposée par le Groupe T2i a été retenue. Elle consistait en la récupération et l'archivage automatique des préfactures jumelées avec un scan LAD, l'archivage et la dématérialisation des factures fournisseurs et des bons de livraisons, pour créer une liasse documentaire consultable par les collaborateurs du service financier.

Libération des équipes administratives des tâches à faible valeur ajoutée.
Rapprochement automatique des préfactures et des factures à la ligne.
Circuit de gestion simplifié et sécurisé avec meilleure traçabilité des documents.

En savoir plus sur le logiciel DocuWare

DocuWare

4.4

DocuWare est une solution de gestion électronique de documents (GED) et d'automatisation des flux de travail. Ce logiciel permet de numériser, stocker, gérer et retrouver facilement les documents d'entreprise tout en automatisant les processus métier papier pour une meilleure efficacité opérationnelle.

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« Grâce à cette gestion électronique des documents, les équipes administratives ont retrouvé une certaine sérénité, elles sont moins écrasées par les tâches administratives à faible valeur ajoutée, et elles ont gagné en productivité. Notre ROI se positionne entre 6 à 7 mois uniquement sur la rationalisation des coûts administratifs. »

Edouard Guignet

Directeur administratif et financier

Le résultat

La mise en œuvre de cette solution de dématérialisation des factures fournisseurs permet de rapprocher automatiquement les préfactures et les factures à la ligne, et par conséquent d'identifier et isoler les écarts qui sont mis dans le workflow et qui peuvent être consultés par les chefs de rayons.

« Grâce à cette gestion électronique des documents, les équipes administratives ont retrouvé une certaine sérénité, elles sont moins écrasées par les tâches administratives à faible valeur ajoutée, et elles ont gagné en productivité. », se réjouit Monsieur Guignet. L'efficacité du traitement induite par la dématérialisation des factures offre aussi une opportunité de négociation avec les fournisseurs. L'entreprise peut désormais obtenir des réductions de délais de paiements en échange d'escomptes.

En outre, la solution de dématérialisation des factures fournisseurs a également permis de mettre en place un circuit de gestion simplifié et sécurisé avec une meilleure traçabilité des documents puisque seule la version dématérialisée du document circule dans l'entreprise, ce qui garantit l'unicité et l'authenticité du document.

Un ROI rapide et de nouvelles perspectives

Aujourd'hui, l'entreprise a une vision précise de son retour sur investissement : « Notre ROI se positionne entre 6 à 7 mois uniquement sur la rationalisation des coûts administratifs. Fort de ce succès, nous pensons déjà à de nouveaux projets, comme la mise en place d'une solution pour les ressources humaines, mais aussi pour notre pôle juridique et fiscal. », conclut Edouard Guignet.

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