Chronopost

Étude de cas DocuWare

Chronopost choisit DocuWare pour la digitalisation des dossiers RH de ses employés

Crée en 1985, Chronopost s'impose aujourd'hui comme le leader français de la livraison express de colis et le second en Europe. Son rayon d'action s'étend aussi bien pour les particuliers que les professionnels dans le secteur des colis allant jusqu'à 30 kg. Ce succès est rendu possible par la présence au quotidien de 3 900 collaborateurs, qui ont participé à la distribution de 176 millions de colis en 2019.

Afin de gérer efficacement la dématérialisation de l'ensemble des dossiers RH, Chronopost a donc fait appel à DocuWare en 2020. L'objectif : rendre efficaces l'archivage et la digitalisation des dossiers RH.

3 900

collaborateurs

176

colis par an (millions)

1985

création

Chronopost : un poids lourd en quête permanente de digitalisation

Depuis de nombreuses années, Chronopost avait mis en place un système d'archivage électronique de ses dossiers RH. Ce système était pris en charge par une solution concurrente et semblait arrivé à la limite des besoins nécessaires à l'entreprise. En 2019, Chronopost décide donc de mettre un terme au partenariat en place, lançant ainsi un appel d'offres pour trouver une nouvelle solution plus en adéquation avec les attentes de l'entreprise.

Des objectifs précis pour une solution efficace

Dans le cahier des charges de la future solution de dématérialisation des dossiers RH de Chronopost, deux critères s'imposent comme essentiels et complémentaires. Il est nécessaire que le nouveau process puisse assurer, à la fois la gestion de l'archivage et la digitalisation de l'ensemble des dossiers des employés de l'entreprise.

De plus, pour finaliser son choix, Chronopost a mis l'accent sur la mobilité de la solution et sa facilité d'utilisation en télétravail.

En remplissant l'ensemble des demandes formulées, DocuWare devient le nouveau partenaire digitalisation de Chronopost. Ce choix est plébiscité par les nombreux avantages portés par la solution : un large périmètre fonctionnel, une capacité d'intégration parfaite et un accompagnement de qualité pour le fonctionnement de la solution.

Indexation intelligente par IA supprimant les saisies manuelles et réduisant les risques d'erreur.
Recherche « full text » permettant de retrouver instantanément les documents.
Continuité des processus RH pendant le confinement, notamment pour la campagne d'intéressement.

En savoir plus sur le logiciel DocuWare

DocuWare

4.4

DocuWare est une solution de gestion électronique de documents (GED) et d'automatisation des flux de travail. Ce logiciel permet de numériser, stocker, gérer et retrouver facilement les documents d'entreprise tout en automatisant les processus métier papier pour une meilleure efficacité opérationnelle.

Sponsorisé Voir le logiciel

« DocuWare répond à nos besoins de digitalisation RH. La solution est évolutive, facile d'utilisation et à un prix attractif. Nos gestionnaires RH sont très satisfaits de DocuWare. L'outil leur simplifie la vie. »

Yannick Rouxel

Responsable SIRH

L'indexation intelligente : fonction pour la réussite de l'implémentation

Pour lancer ce partenariat, Chronopost souhaitait une implémentation rapide et efficace. Pour commencer, la première étape fut de récupérer l'ensemble des données RH Chronopost. Une opération qui s'est déroulée en décembre 2019. Puis la deuxième étape fut l'implémentation de la solution DocuWare à la fin du mois de janvier 2021 ; un franc succès pour les dirigeants de Chronopost.

Cette réussite est due à la fonction d'indexation intelligente développée par DocuWare. Cette fonctionnalité est possible grâce à l'intelligence artificielle qui récupère automatiquement les données sans qu'il y ait besoin de saisie manuelle. Ainsi, le risque d'erreur est presque inexistant. Un process automatisé et quotidien fortement apprécié par Chronopost.

La recherche « full text » fait partie également des fonctionnalités nouvelles pour le géant de la livraison de colis et s'avère très utile. Ce module permet de retrouver de manière instantanée un document. Par rapport à l'ancienne solution, c'est une avancée considérable qui permet de gagner en temps et en productivité.

DocuWare au secours de l'intéressement pendant le confinement

À partir de mars 2020 et la généralisation de la pandémie de la COVID 19, Chronopost a dû se plier aux règles du confinement. DocuWare fut alors d'un grand secours pour l'entreprise, en particulier sur la campagne d'intéressement des employés. Les près de 4 000 employés ont pu ainsi saisir leur choix depuis chez eux. L'échange entre les services RH de Chronopost et les employés fut alors fluide et sans encombre. Chaque employé a pu obtenir facilement les réponses aux questions qu'ils pouvaient se poser.

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