Gestion de projet en temps de crise : quelles compétences pour une bonne communication ?

 

Scénario 2 : le projet présente un réel risque d’échec

Lorsque de nombreux indicateurs du projet passent au rouge il est temps de prendre les mesures qui s’imposent. Il est essentiel de ne pas attendre d’être dans une situation irréversible pour communiquer l’état de santé déficient du projet. Soyez totalement transparent auprès du comité de pilotage. Il est très dangereux de présenter un projet moribond sous un jour favorable. Auprès des membres de l’équipe projet favorisez l’émergence de solutions collectives. Ne soyez pas trop dirigiste. La mauvaise santé du projet ne doit pas être une surprise. N’oubliez pas que dans ce cas de figure vous êtes votre seul allié.

Scénario 3 : le moral de l’équipe projet est au plus bas

Il faut détecter au plus vite une baisse de moral de votre équipe projet. La poursuite des tâches subit un relâchement de plus en plus prononcé. Les participants aux réunions sont de plus en plus en retard ou carrément absents. Les raisons de cette perte de motivation sont souvent une incompréhension croissante des objectifs additionnée à l’accumulation de fatigue. N’hésitez pas à faire part de vos préoccupations auprès du comité de pilotage. Cela peut se communiquer de façon informelle. Soyez à l’écoute de l’équipe projet. Il est fort probable que vous n’ayez pas su très bien comprendre leurs attentes. Il se peut qu’il se sentent incompris où qu’on ne leur prête pas assez attention. Favorisez les rencontres en tête à tête pour répondre de façon spécifique aux attentes individuelles.

Scénario 4 : les parties prenantes s’en désintéressent

Un des plus grands dangers encourus par un projet est le désintérêt des parties prenantes. C’est une situation proche de la précédente. Elle est cependant plus intellectuelle qui émotionnelle. Encore une fois la qualité de votre communication est prépondérante. Le comité de pilotage peut se sentir trop bombardé d’informations. Il peut être dans l’incapacité d’effectuer des actions en réponse à vos messages. Il est essentiel que vos propos soient calculés. ajustés au style, à la maturité et au niveau de culture de votre organisation. Le climat social qui y règne peut-être à la source d’un certain désintérêt pour le projet. L’équipe projet doit être informée des raisons pour lesquels vous souhaitez la réalisation de telle ou telle action. N’hésitez pas à demander à ses membres de proposer des solutions et d’exprimer leur point de vue. Vous devez savoir si vos propos sont ambigus. L’équipe peut ne plus percevoir plus tous les bénéfices qu’elle tire de son travail.

Voir aussi nos articles : RoadMap Projet, Méthode agile pour gestion de projets.

Respectez 5 règles simples pour sortir de la crise

Quel que soit le type de crise à affronter respectez 5 règles simples de résolution des crises. Il faut à tout prix standardiser vos formats de communication. Quelle que soit leur nature ils doivent être facilement compréhensibles par toutes et tous. Des tableaux de bord mis à jour régulièrement sont un outil précieux pour centraliser les avancées du projet. Il est possible d’améliorer sensiblement la communication au sein de l’équipe projet. Il suffit de faire référence nominativement aux membres responsables de tâches spécifiques. Surtout si des problèmes ont été surmontés. Sur le réseau de communication de l’entreprise penser à utiliser l’Arobase « @ ». N’oubliez pas d’archiver et de classer scrupuleusement les plans et les documents du projet. Automatisez autant que possible l’attribution des tâches et des ressources ainsi que le workflow du projet.